DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Es el proceso de convertir una imagen de un papel a una imagen que pueda ser reconocida por una computadora mediante una representación digital de los mapas de bits. Mediante este proceso de digitalización se almacena en una base de datos el archivo o información capturada resultantes de digitalizar un documento.

ETAPAS DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Escaneado de documentos

Convertir los documentos en papel en archivos informáticos que se guardan en el ordenador. Es, sin duda, el primer paso, y el único para oficinas con poco volumen de documentos (cientos o pocos miles) y pocos usuarios que lo administren.

 

Indexado de documentos

Es un proceso que convierte una imagen en un documento de texto, editable, mediante un análisis muy complejo de la tipología de la imagen obtenida. La principal ventaja de guardar los documentos “como texto” en lugar de “como imagen” es que podemos buscar por el contenido (por palabras incluidas en el texto).

 

Programas de gestión documental

Contamos con un Sistema que permite almacenar decenas de miles (o millones) de documentos de una forma ágil, rápida y sencilla, permitiendo localizar cualquier documento por múltiples criterios y de una forma casi instantánea. En esta fase se controla el acceso a los documentos y se centraliza toda la información.

 

Sistema de copia de seguridad

Cuando el volumen de información almacenada en formato electrónico es elevado, la implantación de un sistema automatizado de copias de seguridad se convierte en una prioridad. Esto se define con el cliente siendo las posibilidades realiza una copia remota, cifrarla o en un servidor externo, de forma que podremos recuperar toda la información aún en caso de robo de los ordenadores, averías o desastres naturales.

Devolución o Destrucción de documentos

Al final del proceso los documentos que han sido digitalizados serán devueltos al cliente o si la información contenida en los documentos escaneados es de un nivel de seguridad muy alto, la última fase del trabajo puede terminar con la destrucción de los documentos en papel.

 

TIPOS SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN

Digitalizar, convertir cada documento en un archivo PDF, ponerle un título descriptivo y guardarlo en el servidor para entregarle, finalmente, un CD o DVD, o varios más bien, al cliente. Es algo. Es un avance. Pero es evidente que se queda un poco corto.

A diferencia de la opción anterior, es que los archivos se van a almacenar en un programa de gestión documental. El proceso de escaneado es el mismo, pero hay un proceso previo, anterior, de clasificación de la información y de creación de una estructura de carpetas y subcarpetas. De esta forma, cuando el documento en papel se ha convertido en un archivo en PDF hay que decidir en qué carpeta va y darle un título coherente con el resto de documentos. Además se le asigna un nivel de seguridad. De esta forma, los documentos quedan perfectamente ordenados, se pueden localizar rápidamente y están accesibles solo para los usuarios oportunos. Al cliente no se le entrega un montón de archivos, sino una base de datos documental y un programa de acceso (o gestión).

En esta modalidad, se conservan los documentos en un servidor en sus instalaciones (la empresa del cliente) o en un servidor público (en “la nube”) y proporcionar un acceso al cliente final a través de Internet. Esta opción tiene algunas ventajas para el cliente: no tiene que comprar otro servidor, no se tiene que ocupar de mantenerlo al día ni de posibles averías, ni preocuparse de que se quede pequeño. Para esta opción se necesitan de un ancho de banda “generoso” para consultar documentos que pueden ser bastante “pesados”.